Поликонт - интегрирана система за фирмено управление
В бр.65 на ДВ от 02.08.2024 г. е публикувано Постановление N 267 на МС от 29.07.2024 г. за приемане на Наредбата за вписване в регистъра на заетостта. Постановлението влиза в сила от 01.06.2025 г. за работещите по трудово правоотношение и от 01.06.2026 г. за държавните служители.
С новата наредба се регламентира създаването и поддържането на рагистъра на заетостта от НАП.
Единният електронен трудов запис е електронен документ, който съдържа данни за трудовата дейност на работника или служителя. В него има информация за:
В Наредбата са регламентирани сроковете за предаване на данните.
В Наредбата е определен редът и начинът на предаване на данните в НАП.
На 28.05.2025 г. с Постановление N 70 на Министерски съвет са приети промени в Наредбата. Към момента на изготвяне на новините Постановлението не е публикувано в Държавен вестник.
В ПОЛИКОНТ е създадена възможност за изготвяне на електронни трудови записи на служителите. Работи се в модул "Работна заплата" в меню "НАП/НОИ" / "Регистър ЕТЗ" или в модул "Кадри" в меню "НАП"/"Регистър ЕТЗ".
Изобразява се форма, която се състои от две подформи. В първата подформа се съдържат данни за описите с електронни записи. Те се делят на два вида. Първият вид съдържа данни за периодите, когато трудово-правните документи се регистрираха по реда на чл.62 от КТ. Вторият вид съдържа данни за периодите, когато информацията се предава в Регистъра на заетостта. Във формата се изобразяват само описите от втория вид.
Всеки опис съдържа полета за номер, дата и време на създаване, както и номер и име на оператора, създал описа. Тези полета се попълват автоматично от програмата и потребителят не може да ги променя.
В полетата за начална и крайна дата се въвежда периодът, за който се включват и предават документите.
Упълномошеното лице се посочва чрез въвеждане на неговия номер или с помощта на форма за избор. Полето е незадължително. При създаване на нов опис програмата преписва данните за упълномощеното лице от предходния опис.
Полетата "Вид ИН" и "Идентифик.номер" се попълват само в случаите, когато описът съдържа данни за регистрация по чл.123 и чл.123а от КТ. Програмата проверява валидността на идентификационните номера. Разрешените видове са 1 и 11 (БУЛСТАТ), 3 и 13 (Служебен номер) и 4 и 14 (номера от Търговския регистър).
При създаване на нов опис, флагът за предадени данни се попълва автоматично с 'Н'. След създаване на електронните трудови записи и предаването им в НАП, потребителят трябва да въведе 'Д' в полето. По този начин се защитават данните от промяна и изтриване. Само последният опис (този с най-голям номер) може да има флаг за предадени данни 'Н'.
Данните за описа, с изключение на флага за предадени данни, не могат да се променят ако описът съдържа ЕТЗ. При изтриване на опис, автоматично се изтриват всички записи, свързани с него.
Втората подформа съдържа данни за електронните трудови записи към текущия опис от горната подформа.
Всеки запис съдържа данни за един електронен трудов запис, свързан с един трудово-правен документ. Поредният номер е уникално положително число в рамките на всеки опис.
Записите за един ЕТЗ са три вида - за подаване на редовни данни, за корекция и за заличаване. Редовен запис се подава в два случая - първоначално или след заличаващ запис. Коригиращ и заличаващ запис се подават след редовен или коригиращ запис.
Електронният запис съдържа всички полета, описани в Приложение 1 и Приложение 2 към Наредбата за вписване в Регистъра на заетостта. В Регистъра се включват данни за трудово-правните документи - трудов договор (1+2,11), допълнително споразумение (2, 12 и 10+12), документи за прекратяване (6 и 15). Обработват се и данните от документите за запори (вид 80).
Добавянето на записи към описите се извършва автоматично. За целта от допълнителното меню се избира "Генериране" или "Генериране чл.123". При генерирането на ЕТЗ, програмата преглежда всички документи за назначаване и преназначаване с дата на документ, попадаща в периода на описа. За документите за прекратяване като критерий се използва началната дата на документа. Обработват се и всички документи с дата на създаване или дата на промяна (ако те са по-късни от датата на документа/началната дата), както и изтритите през периода документи, за които вече са предавани данни. За документите, отговарящи на горните критерии се изработват ЕТЗ и се сравняват с последната предадена версия на документа в регистъра на ЕТЗ. Програмата определя дали да добави запис и какъв да е неговият вид - редовен, коригиращ или заличаващ.
В случаите на корекция на ключови полета, например дата и основание на трудов договор се създават записи за заличаване на предадените за договора ЕТЗ, заличаване на данните за договора. След това се създават редовни записи с коректните данни - за договора и за свързаните с него документи.
Ако сред документите за регистрация има такива, които са за прехвърляне по чл.123 и 123а от КТ от друг работодател, е необходимо в описа отново да е попълнен неговия ИН.
Втората възможност "Генериране чл.123" се използва в случаите за смяна на идентификационния номер на фирмата (без смяна на работодателя). В този случай е необходимо да въведете стария ИН в данните за описа. Програмата изготвя поименно щатно разписание към началната дата на описа и добавя ЕТЗ за действащия към датата на всеки служител трудово-правен документ. В код за основание по чл.123 се записва 8.
Ако сте предали описа, но искате да направите корекции за него - да добавите или заличите записи за служители, е необходимо да изготвите опис за същата начална дата и стария ИН и да извършите генериране по чл.123. Програмата ще изготви отново ЕТЗ за назначените към началната дата служители и при необходимост ще създаде редовни, коригиращи или заличаващи записи.
Ако сте сгрешили стария ИН на фирмата, е необходимо да изготвите нов опис със същата начална дата и правилен ИН. При генериране по чл.123, програмата ще добави заличаващи записи за грешния ИН и редовни записи за правилния ИН.
Потребителите не могат да добавят и променят данни във втората подформа. Разрешено е само изтриването на записи, но програмата забранява изтриването на ЕТЗ, ако за същия документ има следващ ЕТЗ.
За всеки опис от регистъра трябва да се изготви и предаде файл на интернет страницата на НАП. Изготвянето се извършва от допълнителното меню с "Файл" или от "Файл по 123 КТ". Изобразява се форма с данните за предаване. Те могат да се разгледат, но не могат да се променят.
Не трябва да се прави подреждане по съдържанието във формата, защото ще се промени структурата на файла!
Файлът може да се тества с разпространяваната от НАП програма.
Създадена е възможност за изготвяне на придружителни писма, съгласно Приложение N 4 към чл.9, ал. 3 от Наредбата. Те се използват само от работодатели с до 5 назначени лица по трудово правоотношение или при предписание от НАП.
Може да се изготви от формата "Регистър ЕТЗ". Избира се желаният опис и от допълнителното меню се продължава с "Придружително писмо". Писмо е необходимо само ако данните се предават в ТД на НАП. Не е необходимо да се изготвя ако данните се предава по електронен път.
В ПОЛИКОНТ е създадена възможност за проследяване на електронните трудови записи за Регистъра по заетостта с помощта на подготвените справки.
Може да изготвите два вида справки - хронологични и с актуални данни. Всяка от тях може да съдържа данни за всички служители и за избран служител.
Справките се изготвят от "Регистър ЕТЗ" / "Справки ЕТЗ" - "Хронолог.справка", "Справка актуални данни", "Хронол.справка-перс.N", "Актуални данни-перс N". За справките по персонал е необходимо във форма за избор да посочите служителя, за когото желаете да направите справката. Справки за служител може да изготвите и от допълнителното меню на втората подформа, в която се създават описите с ЕТЗ.
Справките съдържат цялата информация за всеки електронен трудов запис, включително регистъра и поредния номер в него. Справките с актуалните данни съдържат само последно предадената версия на всеки документ. Ако последният запис на даден документ е заличаващ, той не се включва в справката.
Ако преди 01.06.2025 г. сте използвали модул "НАП-Уведомления" на ПОЛИКОНТ, в справките ще виждате и информация за документите, предадени по стария ред, но попълнени с изискваната информация за ЕТЗ.
Работи се в модул "Работна заплата" в меню "НАП/НОИ" / "Регистър ЕТЗ" или в модул "Кадри" в меню "НАП"/"Регистър ЕТЗ".
По време на актуализацията се извършва зареждане на данните за регистрираните с ПОЛИКОНТ документи по чл. 62, ал.5 от КТ. Създават се описи за всяка от датите, на която са подавани данни в периода от 01.01.2003 г. до 31.05.2025 г. За всеки документ се създава ЕТЗ, който съдържа всички полета, включително и тези, които не са част от регистрацията по чл. 62, ал.5.
Заредените данни могат да се разгледат в меню "Регистър ЕТЗ" / "Хронолог. справка" заедно с всички направени регистрации на ЕТЗ.
Менюто за регистрация по стария ред вече не може да се използва от потребителите. Могат само да се разглеждат предадените данни с "Регистрация на договори".
Последователността за изготвяне и предаване на ЕТЗ е следната:
В документ от вид 11 "Трудов договор", 12 "Допълнително споразумение" и 2 "Споразумение" е добавено поле за ЕККАТЕ. То трябва да се попълва само в случай че кодът по ЕКАТТЕ не е попълнен или се различава от кода за щатното място, звеното или фирмата. В случай, че работникът или служителят работи отдалечено и имат договорено повече от едно работно място в кода по ЕКАТТЕ трябва да въведете "99999".
Направена е промяна и в печатните образи на документите.
В документ от вид 2 "Споразумение" - е добавено второ основание. Засега то не се включва в печатния образ на документа и в справките, които се изготвят за документите от вид 1 и 2.
В документ от вид 6 и 15 "Заповед за прекратяване" са добавени следните полета:
Засега тези полета се попълват ръчно. Попълването им не е задължително. В документ от вид 15 данните могат да се въведат и за влязъл в сила документ. Данните от тези полета се използват за предаване на ЕТЗ. За да може да се направи регистрация на прекратяване, полетата за зачетен трудов стаж трябва да бъдат попълнени.
От допълнителното меню на формата за работа с дневника на документите в модул "Работна заплата" / "Личен състав" може да изготвите справка за електронния трудов запис, който съдържа информация за трудово-правния документ.
В ПОЛИКОНТ е добавен нов вид документ без съдържание - 80 "Запорни съобщ.чл.512, ал.5 ГПК". С него се въвежда информация за периодите, през които на служителя е наложен запор по чл.512, ал.5 от ГПК.
Документът се използва за предаване на данни за служителя в Регистъра на заетостта.
В ПОЛИКОНТ е създадена възможност за експорт на данни за разходи за заплати и осигуровки във формат, изискван от информационната система на Агенцията за социално подпомагане.
Работи се в меню "Справки" / "Експорт/Импорт" / "Експорт ИСС на АСП".
За осъществяване на експорта ПОЛИКОНТ използва данните от изчислените работни заплати за текущия каталог. За да може да се извърши експорт се изисква ведомостите да са подписани.
Програмата изобразява във форма необходимата информация. Всеки ред във формата съдържа:
Последните две полета се изобразяват на екрана без да се включват в експортния файл.
Дните и стойностите се извличат от параметрите/стойностите на перата по ведомост плюс отразените корекции през периода.
Данните за ползвателя на услугата се извличат от въведения в трудовия договор контрагент. Изисква се видът на идентификационния номер на контрагента да е 0 или 10 - за ЕГН и 2 или 12 - за ЛНЧ.
Имайте предвид, че данните за контрагента могат да се променят във формите на документи 1 и 11 Трудов договор. Ако ведомостите са подписани или каталозите са заключени за промени, е необходимо да извършите редакцията на контрагента от допълнителното меню.
Записът във файл се извършва от допълнителното меню с "Експорт-CP1251" или "Експорт-UTF8". Разликата в двете възможности се състои в кодовата таблица на файла.
Името на файла по подразбиране e "OLP-000-YYYYMM-1.txt", където YYYY е годината, а MM е месецът от отчетния период. Не забравяйте да замените '000' с вашия код в системата на АСП.
Възможността е създадена по поръчка на Община Аксаково.
С текущата актуализация са направени промени във формите, справките и печатните образи на модули "Управление на продажбите", "Складове" и "Поръчки".
Създаден е нов общ параметър 120 "Печат на чертежен номер във фактура и фактура за износ". Ако той е различен от 0 в печатния образ на фактурата и фактурата за износ се отпечатват данни за чертежен номер под името на номенклатурата. При стойност, равна на 0, такова отпечатване не се осъществява.
Променена е работата с общ параметър 109 "Печат на данни за номенклатура във фактура за износ". Ако параметърът е различен от 0 се отпечатват код и име на номенклатура при контрагента. Ако те не са попълнени се отпечатват номер и име на номенклатура. При стойност, равна на 0, се отпечатват номер и име на номенклатура. Отпечатването на чертежния номер се регулира от общ параметър 120 "Печат на чертежен номер във фактура и фактура за износ".